6 “chiếc giỏ” thần kỳ để quản lý thời gian bạn nên tham khảo

Ngày nay nhiều người sống với hộp thư đến của email. Họ để nó mở cả ngày nhằm kiểm tra thư mới liên tục. Khi một hộp thư mới được gửi đến sẽ có một thông báo xuất hiện xem nó như một ưu tiên cao đòi hỏi chúng ta phải chú ý. Nó không chỉ làm chúng ta phân tâm mà còn phá vỡ sự tập trung, làm giảm năng suất làm việc.

Có rất nhiều công cụ hiện đại, thông minh và thậm chí rất đáng kinh ngạc. Trong một số trường hợp, chúng cũng rất đắt tiền. Dưới đây là một cách đơn giản để nghĩ và sử dụng thời gian hiệu quả. Hãy nghĩ chúng như những chiếc giỏ, 6 chiếc giỏ thần kỳ.

1. Giỏ công việc mỗi tháng

Chiếc giỏ thứ nhất là chiếc giỏ công việc mỗi tháng, hay nói cách khác là lịch làm việc mỗi tháng. Lịch làm việc mỗi tháng có thể ở dạng giấy hay điện tử. Nó thu thập và ghi lại những sự kiện trong tương lai và các hoạt động đã được lên kế hoạch. Có thể bạn sử dụng loại lịch này trong nhiều năm.
Nếu bạn biết một sự kiện hay một hoạt động sẽ diễn ra vào một ngày nào đó trong tương lai, bạn chỉ việc ghi nó vào ngày đó trên lịch. Việc đó không có gì khó.

  •  Mạng Việc Làm là một trong những trang web Tìm Việc Làm chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Tại đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả thông tin tuyển dụng trung thực nhất, sẽ giúp bạn Tìm Việc Nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao.

kinh-nghiem-phong-van-tuyen-dung-91
Tuy nhiên nhiều người không sử dụng lịch làm việc của họ một cách hiệu quả nhất có thể, Việc sử dụng lịch làm việc mỗi tháng rất quan trọng vì nó giống như một bảng điều khiển gốc. Nó có thể là nơi chúng ta có thể tìm và nhanh chóng nhìn thấy tất cả những hoạt động trong tương lai đã được lên kế hoạch, cả những hoạt động mang tính cá nhân và công việc.

Để phát huy tối đa hiệu quả của chiếc giỏ này và đảm bảo nó thật sự là bảng điều khiển tổng thể của bạn, hãy sử dụng lịch làm việc tháng cho:

•    Các cuộc hẹn công việc
•    Các cuộc hẹn cá nhân
•    Các thời hạn chót phải hoàn thành

2. Chiếc giỏ tổng hợp

Nó tương tự như lịch làm việc ở chỗ cũng ghi các sự kiện và hoạt động trong tương lai nhưng bạn không biết chính xác khi nào. Chắc chắn bạn không thực hiện chúng ngay hôm nay, có lẽ cũng không vào ngày mai, thậm chí có thể cũng không vào tuần sau. Chiếc giỏ thứ 2 tạo ra một nơi rất tốt để theo dõi những việc này để chúng không bị lãng quên. Chiếc giỏ thứ 2 có thể bằng giấy hay phương tiện điện tử.

Hãy chú ý:

–    Lời nhắc nhở. Chúng ta có rất nhiều thứ phải nhớ, và khó có thể theo dõi tất cả trong đầu. Mỗi khi bạn cần nhớ điều gì, chỉ việc ghi nó vào giỏ thứ 2

–    Tránh giấy tờ thất lạc. Có nhiều lúc chúng ta phát hiện ra rằng mình không có sổ ghi chép và vớ đại lấy một mảnh giấy cũ để ghi chép.

–    Nắm rõ danh sách công việc. Mọi người đều có một danh sách công việc cần ghi nhớ để thực hiện mỗi tháng.

3. Chiếc giỏ các hoạt động mỗi ngày

Giỏ thứ 3 là chiếc giỏ các hoạt động của ngày hôm nay bao gồm:
–    Các cuộc hẹn trong ngày
–    Danh sách các hoạt động trong ngày
–    Các hoạt động phát sinh trong ngày

  •  Mang Viec Lam sẽ được kết nối với nhau, tạo nên một tổng thể Tìm Việc hiệu quả, giúp ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm việc làm.

Chiếc giỏ thứ 3 có chức năng như một la bàn. Nó chỉ cho chúng ta biết sẽ dự định làm gì tiếp theo. Nó chỉ cho chúng ta biết nơi chúng ta hướng tới và chúng ta đã lên kế hoạch để làm gì vào những thời điểm đó. Nó cũng cho chúng ta chỗ để ghi chú những việc “được mong đợi/không được mong đợi” phát sinh trong ngày.

Ưu điểm của giỏ này giúp bạn có thể nhìn thấy những hoạt động đã có kế hoạch lẫn chưa có kế hoạch cùng một lúc.

4. Chiếc giỏ ghi nhớ

Giỏ ghi nhớ dùng để:
•    Ghi lại những thông tin quan trọng
•    Giao công việc và nhận công việc từ người khác
•    Theo dõi các sự kiện và thông tin nhận được

Nó là nơi mà chúng ta ghi lại những thông tin quan trọng nhận được trong ngày – những thông tin chúng ta nghĩ có thể cần đến vào một lúc nào đó sau này. Trong một ngày chúng ta tiếp nhận thông tin bằng nhiều cách khác nhau: từ các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn, thư thoại… Chắc chắn chúng ta sẽ không ghi lại tất cả, chúng ta chỉ ghi lại những thông tin chủ yếu, quan trọng.

Nó giống như một quyển nhật  ký có ghi ngày tháng, theo trình tự và cất giữ để tìm lại thông tin khi cần thiết kể cả nhiều năm sau.

Hãy chọn công cụ tốt nhất phù hợp với phong cách của bạn. Tất cả các công cụ, bằng giấy hay điện tử, đều có những phương tiện mà bạn có thể sử dụng  như những “chiếc giỏ”.

5. Chiếc giỏ dữ liệu sẵn sàng để sử dụng ngay

Đây là chiếc giỏ mang những thông tin quan trọng mà thỉnh thoảng chúng ta cần có sẵn để sử dụng ngay, và có thể bao gồm các mục tiêu, dự án, hồ sơ, bảng biểu, danh bạ địa chỉ và số điện thoại,…
Mục đích của chiếc giỏ dữ liệu này là tập trung những thông tin cần thiết để có thể sẵn sàng sử dụng ngay. Tập trung có nghĩa là gom tất cả những thông tin then chốt vào một nguồn. Khi thực hiện được chiếc giỏ dữ liệu này chúng ta sẽ làm cho việc quản lý thời gian trở nên vô cùng dễ dàng.

6. Chiếc giỏ truyền thông

Có một chiếc giỏ nữa mà chúng ta ai cũng sử dụng. Đó là chiếc giỏ truyền thông điện tử. Trong đó email dễ dàng làm nhiều người phân tâm và lãng phí thời gian. Tuy nhiên nó chiếm phần lớn trong chiếc giỏ truyền thông của chúng ta, và đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý thời gian.

Ngày nay nhiều người sống với hộp thư đến của email. Họ để nó mở cả ngày nhằm kiểm tra thư mới liên tục. Khi một hộp thư mới được gửi đến sẽ có một thông báo xuất hiện xem nó như một ưu tiên cao đòi hỏi chúng ta phải chú ý. Nó không chỉ làm chúng ta phân tâm mà còn phá vỡ sự tập trung, làm giảm năng suất làm việc.

Hãy trở lại hộp thư đến của bạn. Hãy xem email giống như một hoạt động bất kỳ nào khác trên danh sách các hoạt động của bạn và đặt kế hoạch cho nó. Chỉ kiểm tra email 3-6 lần mỗi ngày, sử dụng một cách hệ thống để đánh giá mức ưu tiên và xử lý email của bạn.

Cần thêm thông tin về các việc làm cũng như nhân sự, hãy thử tham khảo các mục dưới đây:

Truy cập để xem nhiều hơn tại MangViecLam.com – Kết Nối Sự Nghiệp, Tuyển Dụng, Kiếm Tìm Việc Nhanh 24H
Hotline: (028) 2222 2236 / (08) 2266 3636 / (08) 2268 3636

Cùng Danh Mục :

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>